Integritetspolicy

När ni skickar in ett formulär på vår webbplats samlar vi in de uppgifter ni lämnar. Beroende på formulär omfattar det namn, titel, e-postadress i tjänsten, telefonnummer, företagsnamn och föreslagna mötestider. Vid en jobbansökan samlar vi i stället in er e-postadress och de fritextsvar ni lämnar (varför ni vill arbeta hos oss och vad ni har gjort tidigare), tillsammans med det CV ni väljer att ladda upp. Vi registrerar också när formuläret skickades in och när ni tog del av den här informationen.

Ni är inte skyldiga enligt lag att lämna uppgifter i formulären. De fält som är markerade som obligatoriska behöver vi för att kunna hantera ärendet; utan dem kan vi inte svara, ta fram benchmarken eller bedöma ansökan.

När ni använder Cubie samlar vi in det för- och efternamn, företagsnamn och de följdfrågor ni lämnar. Vi skapar också en slumpmässig webbläsaridentifierare för att kunna återställa chatten och sparar resultatet av företagsundersökningen, sessionens status och antalet följdfrågor. Företagsnamnet används för att söka i offentliga webbkällor via Exa. Cubies instruktioner, offentlig bakgrundsinformation och chattmeddelanden behandlas via OpenAI API för att skapa svar.

Cubie är avsedd för allmänna affärsfrågor. Skriv inte konfidentiell information, företagshemligheter, känsliga personuppgifter eller annan känslig eller reglerad information i chatten.

Vi kan också automatiskt samla in begränsade tekniska uppgifter som krävs för att driva webbplatsen, till exempel IP-adress och typ av webbläsare, via våra hosting- och infrastrukturleverantörer.

Om ni tillåter webbanalys tilldelar PostHog en slumpmässig webbläsaridentifierare och samlar in sidadresser, hänvisande sidor, kampanjparametrar, uppgifter om webbläsare och enhet, interaktioner med utvalda uppmaningar och formulär, mätvärden för sidprestanda samt tekniska felrapporter. Vi identifierar er inte med namn eller e-post i PostHog, och vi skickar inte innehållet i formulärfälten till PostHog. Sessionsinspelning, autocapture och marknadsföringsspårning är avstängda idag.

Vår hostingleverantör Vercel samlar också in aggregerad besöksstatistik (sidvisningar, hänvisande sidor samt övergripande enhets- och geografidata) genom Vercel Web Analytics. Statistiken använder varken cookies eller lagring i webbläsaren och kopplas inte till er som enskild besökare.

Den obligatoriska kryssrutan i formuläret visar att ni tagit del av den här informationen och bett oss hantera er förfrågan; den är inte den rättsliga grunden för behandlingen. Samtycke till webbanalys är en separat fråga och kan nekas utan att det påverkar er tillgång till webbplatsen. Vi säljer inte personuppgifter och använder dem inte för automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar er.

Vi anlitar följande tjänsteleverantörer för att driva webbplatsen, hantera inskickade formulär, tillhandahålla Cubie och utföra webbanalys:

• Convex, Inc. — webbplatsens backend och databas där inskickade uppgifter lagras
• Resend (Resend, Inc.) — utskick av aviseringar och bekräftelser via e-post
• Attio (Attio Ltd) — CRM för att lagra och hantera kontaktförfrågningar
• Google Workspace (Google Ireland Ltd / Google LLC) — e-post och interna dokument
• Vercel Inc. — hosting och leverans av webbplatsen samt aggregerad besöksstatistik utan cookies (Vercel Web Analytics)
• OpenAI Ireland Ltd. — framtagning av Cubies sammanfattningar av företagsundersökningar och chattsvar via OpenAI API
• Exa Labs Inc. — sökning i offentliga webbkällor om företaget som anges i Cubie
• PostHog, Inc. — samtyckesbaserad webbanalys, via PostHog Cloud EU med primär lagring i Tyskland

När leverantörerna agerar som våra personuppgiftsbiträden behandlar de uppgifterna enligt tillämpligt tjänsteavtal och tillämpliga personuppgiftsbiträdesvillkor. Vi delar inte era uppgifter med någon annan tredje part, om det inte krävs enligt lag.

Några av våra leverantörer, inklusive leverantörer som används för Cubie, finns i eller kan komma att behandla uppgifter i USA. När uppgifter överförs utanför EU/EES stödjer vi oss på tillämpliga skyddsåtgärder som EU–U.S. Data Privacy Framework och/eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. PostHog Cloud EU lagrar primära kunduppgifter i Tyskland, även om PostHog och deras underbiträden kan utföra begränsad behandling från andra länder. Ni kan begära en kopia av de skyddsåtgärder som tillämpas från oss på legal@epicube.com.

Inskickade formulär (kontakt, benchmark, mötesförfrågningar och jobbansökningar) sparas i högst 24 månader efter inskickandet och raderas därefter automatiskt, om ingen affärsrelation inleds.

Cubie-sessioner – inklusive webbläsaridentifierare, namn, företag, undersökningsresultat, status och antal frågor – raderas efter 30 dagar utan aktivitet. Följdfrågorna lagras inte i Epicubes Convex-databas. OpenAI uppger att API-indata och utdata som standard inte används för att träna deras modeller, men att uppgifterna kan sparas i upp till 30 dagar för att leverera tjänsten och motverka missbruk, om inte en annan tillämplig lagringsinställning används.

Analyshändelser i PostHog sparas i högst 24 månader. Webbläsaridentifieraren i local storage ligger kvar tills ni rensar webbläsarens lagring eller webbplatsens lagring tas bort på annat sätt. Att återkalla samtycket stoppar framtida insamling; det gör inte tidigare laglig behandling olaglig.

Ni kan när som helst be oss radera era uppgifter tidigare. Vi raderar eller anonymiserar uppgifter när de inte längre behövs för dessa ändamål.

Enligt GDPR har ni som registrerade rätt att:

• Få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om er
• Få felaktiga uppgifter rättade
• Få era uppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”)
• Begära begränsning av eller invända mot vår behandling
• Få ut era uppgifter i ett portabelt format när dataportabilitet är tillämplig
• När som helst återkalla ert samtycke (för behandling som grundas på samtycke), utan att det påverkar behandlingen före återkallandet

Vill ni utöva någon av dessa rättigheter, mejla oss på legal@epicube.com. Vi svarar inom en månad.

Ni har också rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, www.imy.se); ni kan även vända er till tillsynsmyndigheten i ert eget EU-land.

Vi använder cookies och liknande lagringstekniker i webbläsaren enligt följande:

• epicube_consent — en nödvändig förstapartscookie som lagrar era kategorival, samtyckesversion och tidpunkten för valet i 180 dagar.
• epicube:cube-chat:visitor-id:v1 — nödvändig förstapartslagring i webbläsaren med en slumpmässig besöksidentifierare för Cubie. Den skapas först när ni öppnar chatten, gör det möjligt att återställa sessionen och ligger kvar tills ni rensar webbplatsens data i webbläsaren.
• ph_<project-token>_posthog — förstaparts local storage som skapas först efter samtycke till webbanalys. Där lagras en slumpmässig webbläsaridentifierare och status för PostHogs SDK, så att besök kan mätas samlat. Den upphör inte automatiskt; insamlingen slutar när samtycket återkallas, och ni kan ta bort det lagrade värdet genom att rensa webbplatsens data i webbläsaren.

Vi aktiverar idag ingen spårning för marknadsföring, även om kategorin marknadsföring väljs. Vi uppdaterar den här informationen innan vi inför någon sådan.

Ni gör ert val vid första besöket och kan när som helst ändra eller återkalla det via länken ”Hantera cookies” i sidfoten.

Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda era uppgifter, bland annat behörighetsstyrning, kryptering under överföring och etablerade infrastrukturleverantörer.

Vi kan komma att uppdatera policyn då och då. Den aktuella versionen finns alltid på den här sidan, med datum för den senaste revideringen högst upp.